domingo, 15 de junio de 2014

Emprender un negocio (parte 2): Calcular los gastos fijos habituales

A la mayoría de los emprendedores sin experiencia les basta con ver viable el precio del alquiler del local y su cuota de autónomos... pero hay que contar con cada céntimo a la hora de hacer nuestro plan de negocio.

Yo no soy economista ni asesora, pero lo cierto es que todos los “expertos” en emprendimiento a los que acudí me dieron información genérica y poco concreta o útil, así que con mi experiencia y rebuscando por internet conseguí crear mi propio sistema.
Mi consejo es que diferenciéis entre gastos fijos mensuales (incluyendo el prorrateo de los gastos anuales y trimestrales) y gastos variables según las ventas o ingresos.
Haciendo vuestras cuentas en una hoja de cálculo ahorrareis tiempo y trabajo. Si no tienes instalado en tu ordenador ningún programa que disponga de hoja de cálculo, busca en google “openoffice” y descárgatelo: es muy sencillo de utilizar y es gratis. Y sino, puedes hacerlo a mano con hoja y boli.
Haz dos tablas: una para los gastos fijos y otra para los variables (en éstos profundizaré en otra entrada).
A la tabla de los gastos fijos ponle 4 columnas: en la primera irás poniendo la denominación del gasto, en la segunda el importe mínimo, en la tercera el máximo, y en la cuarta el importe más probable. Habrá gastos que puedas conocer con exactitud desde el principio, pero hay otros que varían (por ejemplo, el recibo del agua), y conviene conocer la horquilla de gasto mínimo-máximo en la que nos moveremos.
La lista de posibles gastos habituales sería:
 El alquiler del local: ten en cuenta que con los impuestos actuales a tu arrendador le pagarás el alquiler + el 21% de IVA – el 21% del IRPF (que luego liquidarás trimestralmente)
 El IRPF del alquiler que tendrás que pagar cada tres meses a Hacienda: multiplica el alquiler por 0,21 y obtendrás el IRPF mensual (por ejemplo: alquiler de 300€ x 0,21 = 63€ mensuales, que pagarás acumulados cada tres meses -189€-)
 Coste del aval bancario si te lo pidieron para el alquiler: generalmente se paga alrededor de un 1,25% trimestral (sería un 5% anual) y cada año tendrás que renovarlo volviendo a pagar la comisión de formalización (entre un 0,75% y un 1,25%) y el notario.
 La cuota del crédito o préstamo, en caso de que tuvieras que pedirlo para iniciar tu negocio.
 El recibo de electricidad: si el pago es bimestral divídelo. En una oficina o comercio minorista no será muy elevado, pero en hostelería y otros negocios en los que tengas maquinaria enchufada puede ser un gasto muy importante.
 El recibo del gas (si tienes)
 El recibo del agua.
 El impuesto de recogida de basura: pregunta en el ayuntamiento cuanto será, porque depende del tipo de negocio, y divídelo entre 12 meses.
 El impuesto de la contribución: debería pagarlo el dueño del local, pero si tienes que pagarlo tú, divídelo también entre 12 meses.
 El sueldo anual que quieras ponerte (¡sé realista!) dividido entre 12 meses.
 La cuota de autónomo que te corresponda: actualmente el mínimo son 261,93€ pero depende de la base de cotización que elijas y de tu edad, y además hay bonificaciones como por ejemplo la cuota reducida de 52,37€ durante los primeros 6 meses si no contratas a nadie, o la reducción del 50% durante 5 años si tienes una discapacidad mínimo del 33%. Lo mejor es que consultes en la Tesorería de la Seguridad Social el importe exacto que tendrás que pagar según tus circunstancias. También tienes la opción de añadir un suplemento para cubrir enfermedad profesional, accidente de trabajo y cese de actividad que ronda los 30€ al mes, pero estudia primero si te compensa más hacerte un seguro privado que lo cubra.
 Si necesitas contratar a un empleado, consulta en el convenio correspondiente qué sueldo mensual bruto con las pagas extra prorrateadas y qué pluses tendrás que pagarle. Además calcula sobre un 32% más para la Seguridad Social, unos 200€ anuales para la prevención de riesgos (divididos en 12 meses)...
 El seguro del local (que incluya también responsabilidad civil): la mayoría de las veces el pago es anual, así que tendrás que dividirlo entre 12 meses.
 El teléfono fijo o móvil y el adsl o la fibra óptica: compara bien los precios de las distintas compañías, porque hay grandes diferencias. Tener conexión a internet en tu empresa es básico, pero quizá no necesites un mogollón de megas... podrías ahorrar si te ajustas a tus necesidades.
 La cuota de la alarma del local: contrata este servicio sólo si es realmente necesario.
 La cuota de la asesoría contable y fiscal, y laboral si tienes a alguien contratado. Si tienes que pagarles aparte por hacerte la declaración de la renta o cualquier otra gestión, prorratea también ese gasto.
 Busca el banco que vaya a generarte menos gastos, pero en ocasiones (ya sea por cercanía y comodidad, o porque te facilita la financiación) es inevitable escoger una entidad en la que tengas que pagar comisiones bancarias por mantenimiento de cuenta, alquiler o mantenimiento del tpv, cuota de la tarjeta...
 Cuenta con un pequeño presupuesto para la recarga de los extintores.
 También tendrás que contar con un presupuesto para la reposición de productos de limpieza, porque tengas el negocio que tengas, y tengas las ventas que tengas, es primordial la higiene del local.
 Estudia si te conviene formar parte de alguna asociación o federación de empresarios, si tienes que pagar algún colegio profesional... y averigua la cuota.
 Si no sabes hacerlo tú mismo, tendrás que contratar el mantenimiento del equipo informático y destinar un presupuesto para posibles reparaciones. Y si utilizas software de pago tendrás que tener en cuenta el prorrateo de la renovación de las licencias... así que intenta que el software sea gratuito porque ahorrarás bastante.
 Si vas a dinamizar tu empresa a través de internet y las redes sociales (¡yo no lo dudaría!), puedes crear tú mismo un blog gratis y perfiles gratuitos en varias redes sociales... pero si te decides a hacerlo más “profesional” tendrás que tener un presupuesto destinado a tu dominio, el hosting de tu web, el coste de tu página profesional en Facebook... y quizá te interese crear una tienda virtual, que también tiene costes de mantenimiento.
 Si vas a hacer publicidad a través del buzoneo o de cuñas en la radio, si vas a poner publicidad en internet, piensa cual será tu presupuesto.
 Si pones música tendrás que pagar a la SGAE...
 Si tu negocio es una franquicia incluye si tienes algún royalty fijo.
 Y piensa en los gastos habituales propios de tu actividad: por ejemplo, si vas a montar un negocio de hostelería tendrás que contratar televisión de pago (sobre todo por los partidos de fútbol), la suscripción a la prensa, la tasa municipal por montar la terraza en la vía pública...

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